Peter Maas *)

Zeitmanagement

Zeitmanagement bedeutet systematisches und diszipliniertes Planen der eigenen Zeit, um auf diese Weise Zeit zu sparen. Es bleibt mehr Zeit für die wichtigen Dinge in Beruf und Freizeit. Das Mehr an verfügbarer Zeit sollte nicht dazu führen, daß mehr Zeit für Arbeit freigemacht wird (nicht daß man z.B. in 12 Stunden die Arbeit von 15 quetschen kann). Zeitmanagement sollte mehr Zeit schaffen für Vorhaben, die einem wichtig sind. Zeitmanagement kann aber auch einfach mehr Zeit für Erholung und mehr Möglichkeiten, neue Energie zu tanken, ermöglichen. Zeitmanagement hilft nicht nur dabei, Zeit zu sparen, sondern auch, seine Zeit effektiver zu nutzen, d.h. sich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren. Zeit besser und effektiver zu nutzen, führt so zu einem zufriedeneren Leben.

Zeitmanagement sollte zu einem ausgeglicheneren Leben führen.

Der erste Schritt zu effektiverer Nutzung der Zeit ist die Frage, die man sich stellen muß, ob man wirklich mehr Zeit will. In der heutigen Gesellschaft wirkt es "wichtig", immer beschäftigt zu sein. Viele Menschen sind es auch gar nicht mehr gewohnt oder es ist ihnen unheimlich, so viel Zeit für sich selber und Gedanken über sich selber zu haben. Die Entscheidung für Zeitmanagement sollte eine bewußte Entscheidung sein, daß man wirklich mehr Zeit haben will. Ist das nicht der Fall, helfen alle Techniken des Zeitmanagements nichts.

Der erste Schritt, um den eigenen Umgang mit Zeit zu verbessern, ist, sich anzuschauen, womit man seine Zeit verbringt, um dann die Dinge zu beseitigen, die unnötig "die Zeit stehlen".

Der zweite Schritt ist, sich klarzumachen, in welche verschiedenen Bereiche sich das eigene Leben aufteilt und wieviel Zeit man für den jeweiligen Bereich verwendet (Haushalt, Freunde, Sport, etc.).

Allgemein: Wichtig ist, sich einen Überblick über die momentane Lebenssituation zu schaffen.

Sehr hilfreich, um einen genauen Überblick zu bekommen, ist ein Zeitprotokoll anzulegen. Fertigen Sie eine Woche ein Zeitprotokoll an und notieren Sie genau, wieviel Zeit Sie für welche Tätigkeiten verwenden, von der Zeit vom Aufstehen bis zum Schlafengehen. Dabei sollte möglichst eine Woche gewählt werden, die den Alltag repräsentiert (natürlich nicht im Urlaub).

Dieses Zeitprotokoll wird dann analysiert: Wofür wird die meiste Zeit verwendet und inwiefern entspricht es den eigenen Bedürfnissen und Vorstellungen? Gibt es Hinweise darauf, auf was man verzichten kann oder was man intensivieren will, um mehr Zeit für Dinge zu haben, die man gerne tut? etc. So ist es möglich zu erfahren, wie man seinen Tagesablauf gestalten will, um mehr Dinge zu tun, die man will. Hierbei muß man keine Auflagen erfüllen. Es geht ausschließlich um die eigenen Bedürfnisse, und man muß nicht zu hart über sich urteilen, denn man kann sein Verhalten ja ändern.

Nachdem der erste Schritt getan ist und ein Überblick über die Aufgaben und das, was man erreichen will, gewonnen ist, kann mit der konkreten Zeitplanung begonnen werden. Planen spart viel Zeit und verbessert das Arbeitsergebnis. Die Zeit, die für das Planen benötigt wird, lohnt sich.

Am besten ist es, sich am Tag 5 bis 15 Minuten Zeit zu nehmen, um den aktuellen Tag zu planen, oder vor dem Schlafengehen den kommenden Tag. Auch eine komplette Wochenplanung ist hilfreich und hat den Vorteil, daß der Fokus mehr auf den langfristigen und strategischen Ergebnissen liegt. Doch es ist notwendig, den Wochenplan zu überprüfen und ihn flexibel umzugestalten, wenn es notwendig ist und Unvorgesehenes eintritt. Die Zeitplanung erfolgt grundsätzlich schriftlich. Die Planung beginnt mit den wichtigsten Aufgaben des Tages. Es ist hilfreich, auch die Voraussetzungen, die für das Erledigen der Aufgabe zu erfüllen sind, zu notieren.

Es ist notwendig, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu unterscheiden. Dringende Aufgaben sind schnell zu erledigen, da ein naher Termin feststeht, an dem sie abzuschließen sind. Wichtige Aufgaben sind meistens langfristiger und strategischer Natur. Die Auswirkungen und Folgen sind von Bedeutung.

Es ist möglich, die Aufgaben in vier unterschiedliche Klassen zu unterteilen: A, B, C und D.

• A: Aufgaben, die wichtig UND dringend sind (z.B. ein wichtiger Kunde droht abzuspringen und es sind Maßnahmen dagegen zu ergreifen)
• B: Aufgaben, die wichtig, im Moment aber nicht dringend sind (werden sie aber     vernachlässigt, können sie leicht zu A-Aufgaben werden: z.B.: Sie haben seit längerer Zeit Magendrücken und haben vor, zum Arzt zu gehen - wenn Sie akute Schmerzen bekommen, wird der Arztgang eine dringende Aufgabe)
• C: Aufgaben, die dringend, längerfristig aber nicht wichtig sind (Zu dieser Aufgabenklasse gehören typische Alltagsaufgaben wie Aufräumen, Einkaufen, etc.)
• D: Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind (aber eventuell Freude bereiten - es entsteht aber kein Schaden, wenn sie nicht erledigt werden)

Bei der Zeitplanung ist es hilfreich, die genannten Aufgabenklassen zu bilden und die Aufgaben dann in einer bestimmten Reihenfolge zu erledigen:

• A-Aufgaben zuerst, dann, soviel wie möglich, B-Aufgaben
• C-Aufgaben entweder an andere delegieren oder ein System erarbeiten, durch die diese Routine- und Alltagsaufgaben effizient und schnell erledigt werden können
• D-Aufgaben entweder bewußt streichen oder deren Ausführung bewußt genießen 

Für einen sinnvollen Zeitplan benötigt man Termine. Man wählt aber die Zeit für das Erledigen der Aufgabe nicht zu knapp, da sonst der Zeitplan bei Zeitverzug völlig durcheinander gerät. Zu Beginn wird man sich mit der Zeiteinteilung oft verschätzen. Dabei ist es wichtig, aus den Fehleinschätzungen für die Zukunft zu lernen. Im Zweifelsfall ist es sinnvoller, mehr Zeit einzukalkulieren. Wichtig ist es, in den Zeitplan Pufferzeiten einzubauen, da man immer damit rechnen muß, bei der Erledigung der Aufgaben unterbrochen zu werden.

Am Ende jeden Tages wird der Tagesplan überprüft und Aufgaben, die nicht erledigt werden konnten, werden in den Tagesplan des nächsten Tages übertragen. Es ist wichtig, daß man aus Fehlplanungen zu lernen versucht. Es ist nicht möglich, alles perfekt zu planen. Man versucht, die Ursache für die Fehlplanung zu ergründen, damit der Zeitplan in Zukunft verbessert werden kann.

Es ist wichtig, flexibel mit der Planung umzugehen. Ein Plan dient immer als Orientierungshilfe und als Hilfe zum Nachdenken darüber, was wichtig ist und was an einem anderen Tag erledigt werden kann. Wenn unvorhersehbare Dinge eintreten, paßt man den Plan flexibel den neuen Umständen an.

SCHEMATISCHE DARSTELLUNG DER PRAKTISCHEN ZEITPLANUNG

 

I. Planung spart Zeit!	II. Unterscheidung von wichtigen und dringenden Aufgaben!
Wie?	Wie?
a) täglich 5 - 15 min reservieren, um den Tag     zu planen	a) Prioritäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit     verteilen
b) einen Wochenplan erstellen und     diesen täglich überarbeiten	b) dringende Aufgaben haben einen nahen     Termin, bis zu dem sie zu erledigen sind
c) bei der schriftlichen Planung festhalten: 1. Was sind die wichtigsten Dinge? 2. Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein,     damit sie erledigt werden können?	c) wichtige Aufgaben sind meistens langfristiger     und strategischer, aber von ihren     Auswirkungen wichtig

III. Bildung von Aufgabenklassen!	IV. Einsetzen von Aufgabenklassen!
Wie?	Wie?
a) Aufgaben, die wichtig und dringend sind	a) Erledigung von A-Aufgaben hat Priorität
b) Aufgaben, die im Augenblick nicht dringend,     aber für die Zukunft wichtig sind	b) dann so viele B-Aufgaben wie möglich     erledigen
c) Aufgaben, die dringend, weil sie schnell zu     erledigen sind, aber langfristig gesehen nicht     wichtig sind	c) für C-Aufgaben Strategien entwickeln, um sie     effektiv und schnell zu erledigen
d) Aufgaben, die weder dringend wichtig sind,     entweder weggelassen werden können, oder     aber einfach nur Freude bereiten	d) D-Aufgaben entweder bewußt weglassen oder     ihre Ausführung bewußt genießen

V. Planung der Dauer und des Zeitpunktes!

Wie?

a) Schätzen Sie, wieviel Zeit die Erledigung der Aufgabe in Anspruch nehmen wird (besser mehr     Zeit als zu wenig einplanen)

b) Planen Sie, wann Sie mit der Erledigung der Aufgabe beginnen wollen: WICHTIG: Ein Plan ohne     Termine ist keine Planung, sondern nur ein Vornehmen.

c) Fehleinschätzungen sind üblich, doch es ist wichtig, aus ihnen für weitere Planung zu lernen.